KSeF wchodzi w kolejną fazę a firmy muszą pilnować kilku pułapek

W krakowskich biurach księgowych temat KSeF wraca jak bumerang, bo system przestaje być tylko planem na przyszłość, a staje się codziennym narzędziem pracy. Dla wielu firm największym wyzwaniem nie będzie samo wystawienie faktury, lecz uporządkowanie dostępu, uprawnień i obiegu dokumentów. W tle są też tryby awaryjne, limity oraz zasady, które mają chronić przed chaosem, gdy technologia nie działa idealnie.

• Pierwszy termin uderza w największe firmy, potem obowiązek obejmie resztę rynku
• Logowanie, ZAW-FA i uprawnienia przesądzają, kto naprawdę widzi faktury
• Faktura może powstać poza systemem, ale tylko w wyraźnie opisanych sytuacjach

Pierwszy termin uderza w największe firmy, potem obowiązek obejmie resztę rynku

Krajowy System e-Faktur ma wejść do firm stopniowo, ale presja rośnie już teraz. Dla przedsiębiorców z Krakowa i całej Małopolski najważniejsze jest to, że nowy obowiązek nie pojawi się jednego dnia u wszystkich, lecz rozłoży się na kilka etapów. To daje czas na przygotowanie, ale też wymaga porządku w danych, dostępie do systemu i codziennym obiegu dokumentów.

Terminy są rozpisane jasno:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców i innych podmiotów wystawiających faktury, z wyjątkami wskazanymi w przepisach,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, jeśli miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.

W 2026 r. przewidziano okres przejściowy. Za pomyłki związane z korzystaniem z KSeF nie mają być nakładane kary, a administracja skarbowa stawia raczej na wdrażanie niż na sankcje. To ważna wiadomość dla firm, które dopiero ustawiają procedury, bo na starcie najczęściej potykają się nie na samej fakturze, lecz na organizacji pracy.

Istotny jest też limit 10 tys. zł brutto. Jeśli w danym miesiącu zostanie przekroczony, obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna działać od faktury, która ten próg przekroczyła. Potem nie wraca się już do dawnych zasad, nawet jeśli w kolejnym miesiącu sprzedaż będzie niższa. Do limitu nie wlicza się:

• sprzedaży na rzecz osób fizycznych,
• sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
• paragonów z NIP do 450 zł,
• faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.

Ministerstwo Finansów przypomina przy tym o działaniach informacyjnych i szkoleniowych, w tym o spotkaniach z cyklu „Środy z KSeF”, szkoleniach branżowych i dniach otwartych w urzędach skarbowych. Dla przedsiębiorców to realna pomoc, bo zmiana nie dotyczy jednego formularza, ale całego sposobu pracy z dokumentem.

Logowanie, ZAW-FA i uprawnienia przesądzają, kto naprawdę widzi faktury

Samo wejście do systemu nie jest skomplikowane, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Do KSeF można zalogować się przez login.gov.pl, a więc m.in. z użyciem aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu albo Profilu Zaufanego. Możliwe jest też logowanie kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną.

Przy logowaniu przez mObywatel wygląda to tak: użytkownik wybiera logowanie przez login.gov.pl, wskazuje mObywatel jako metodę uwierzytelnienia, skanuje kod QR w telefonie i potwierdza przekazanie danych. Potem system pokazuje tylko te informacje, do których dana osoba ma dostęp.

Tu właśnie zaczyna się najczęstszy problem firm – nie sam dostęp, ale zakres uprawnień. Jeśli ktoś działa w imieniu spółki albo kilku podmiotów, musi mieć nadany właściwy kontekst i odpowiednie prawa. W KSeF kontekst logowania wskazuje, dla której firmy wykonywane są operacje, co wprost decyduje o tym, jakie faktury i dane są widoczne po wejściu do systemu.

W przypadku podmiotów niebędących osobą fizyczną, takich jak spółki, fundacje, stowarzyszenia czy jednostki samorządu terytorialnego, które nie mają pieczęci kwalifikowanej, potrzebny jest formularz ZAW-FA. Składa się go przed rozpoczęciem pracy w KSeF, papierowo w urzędzie skarbowym lub pocztą, albo elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Dokument służy do wskazania osoby, która będzie obsługiwać system.

Najprostsza ścieżka dla firmy to nadanie uprawnień bezpośrednio w KSeF:

• zalogować się do systemu,
• wejść do zarządzania uprawnieniami,
• wybrać osobę i określić jej zakres dostępu.

Przydatne są też bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma dostępna przez e-Urząd Skarbowy. Warto też regularnie zaglądać do zakładki z listą faktur, bo nowe dokumenty mogą przesądzać choćby o terminie płatności i o tym, czy coś nie utknęło w obiegu.

Faktura może powstać poza systemem, ale tylko w wyraźnie opisanych sytuacjach

KSeF ma działać jak centralny punkt obiegu faktur, ale ustawodawca zostawił kilka bezpieczników. W zależności od sytuacji przedsiębiorca może działać online albo skorzystać z jednego z trybów poza standardowym połączeniem z systemem.

Najważniejsze warianty wyglądają tak:

• tryb offline24 – fakturę można wystawić bez połączenia z KSeF, ale trzeba przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego;
• tryb offline przy niedostępności KSeF – stosuje się go podczas zapowiedzianych przerw technicznych, a fakturę trzeba dosłać najpóźniej dzień po zakończeniu niedostępności;
• tryb awaryjny – uruchamiany po ogłoszeniu awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym; wtedy fakturę wystawia się elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3), przekazuje kontrahentowi w uzgodniony sposób i przesyła do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii;
• awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja, w której faktury można wystawiać poza systemem bez późniejszego przesyłania ich do KSeF, a dokumenty mogą być przekazywane kontrahentom dowolnym sposobem.

Jest jeszcze jedna rzecz, o której łatwo zapomnieć: jeśli faktura została już wystawiona poza KSeF, nie należy wystawiać jej ponownie w systemie. W przeciwnym razie powstają dwa odrębne dokumenty do tej samej sprzedaży. Z kolei wydruk albo wizualizację faktury można przekazać nabywcy dopiero po nadaniu numeru KSeF i zarejestrowaniu dokumentu w systemie.

W przypadku samofakturowania zasada pozostaje podobna jak dotąd – nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, jeśli strony mają odpowiednią umowę. Nowością jest konieczność nadania mu właściwych uprawnień w systemie.

Warto też pamiętać o certyfikatach KSeF. Są dwa ich typy:

• typ 1 – do uwierzytelniania się w systemie,
• typ 2 – potrzebny przy fakturach wystawianych w trybach szczególnych, między innymi offline24 i awaryjnym, z kodem QR do weryfikacji.

Certyfikat można uzyskać po złożeniu wniosku w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Trafia on do podatnika albo osoby uprawnionej, a jego ważność nie przekracza dwóch lat. Dla firm to kolejny element układanki, który warto uporządkować przed wejściem w obowiązkowy rytm pracy.

Obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dla konsumentów. Sprzedaż B2C może dalej odbywać się na dotychczasowych zasadach, choć fakturę można też wystawić dobrowolnie w systemie. W takim przypadku trzeba ją przekazać nabywcy w uzgodniony sposób, na przykład jako wydruk albo plik z kodem QR.

na podstawie: Urząd Celno-Skarbowy Kraków.