Cztery rozporządzenia zmieniają zasady e‑faktur - co oznacza to dla firm i księgowości

Ministerstwo wprowadza nową odsłonę KSeF - podpisano cztery rozporządzenia, które precyzują kto i jak będzie wystawiać faktury elektroniczne. W Krakowie przedsiębiorcy usłyszeli, że zmiany dotkną zarówno dokumentacji sprzedaży, uproszczonych faktur, jak i ewidencji JPK_VAT. To nie tylko techniczne zapisy - przełożą się na praktyczne obowiązki księgowe i integracje systemów.

• Co określają rozporządzenia dotyczące Krajowego Systemu e‑Faktur - kto będzie zwolniony z obowiązku ustrukturyzowanych faktur
• Zasady korzystania z KSeF i zmiany w ewidencjach - co trzeba wdrożyć w systemach i księgowości

Co określają rozporządzenia dotyczące Krajowego Systemu e‑Faktur - kto będzie zwolniony z obowiązku ustrukturyzowanych faktur

Podpisane akty ustawodawcze wyznaczają wyjątki i reguły dotyczące wystawiania faktur w KSeF. Najważniejsze ustalenia z rozporządzenia z 7 grudnia 2025 r. mówią, kiedy podatnik nie będzie musiał korzystać z formy ustrukturyzowanej. Chodzi m.in. o sytuacje, gdy dokumentacja zastępcza już pełni rolę faktury:

• bilety na przejazdy autostradą dokumentowane paragonem z NIP,
• bilety przewozowe potwierdzające sprzedaż usług przewozu osób,
• opłaty za kontrolę i nadzór lotniczy dokumentowane fakturami,
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT, gdy dokumentowane są fakturami uproszczonymi o ograniczonym zakresie danych,
• przypadki samofakturowania związane z podmiotami zagranicznymi, które nie mają NIP.

Rozporządzenie podkreśla też ograniczenia techniczne - nie wszystkie formy dokumentów (np. jednorazowe bilety) będą możliwe do wystawienia w KSeF w sytuacjach przewidzianych wcześniej przepisami. W praktyce oznacza to, że niektóre dowody sprzedaży pozostaną poza systemem ustrukturyzowanych faktur.

Zasady korzystania z KSeF i zmiany w ewidencjach - co trzeba wdrożyć w systemach i księgowości

Drugie z rozporządzeń z 12 grudnia 2025 r. szczegółowo reguluje sposób korzystania z systemu. Określono tam m.in.:

• rodzaje i procedury nadawania uprawnień do KSeF oraz wzór zawiadomienia ZAW-FA,
• metody uwierzytelniania użytkowników - w tym potwierdzanie tożsamości wystawcy przy użyciu certyfikatu,
• zasady oznaczania faktur w systemie i poza nim tak, aby zachować możliwość weryfikacji autentyczności i integralności treści,
• procedury dotyczące faktur z załącznikami oraz wymagania techniczne całego procesu przesyłania dokumentów.

W tym samym dniu opublikowano też zmiany dotyczące JPK_VAT. Nowe reguły wymagają umieszczania w ewidencji numeru faktury z KSeF oraz umożliwiają katalogowanie dokumentów przy użyciu oznaczeń takich jak OFF, BFK czy DI. Rozporządzenie wskazuje, że podanie numeru KSeF dotyczy faktur wystawionych w systemie niezależnie od trybu ich wystawienia — także gdy numer zostanie nadany po wystawieniu dokumentu, zgodnie ze stanem na dzień składania JPK_VAT z deklaracją. Zmiany w ewidencjach będą obowiązywać od rozliczeń obejmujących okresy od 1 lutego 2026 r.

Osobnym rozporządzeniem z 7 grudnia 2025 r. dostosowano zasady dotyczące faktur uproszczonych. Najważniejsza praktyczna nowość - od 1 lutego 2026 r. faktury uproszczone wystawiane w KSeF będą musiały zawierać NIP wystawcy. Jeżeli nabywca posługuje się NIP-em, także on będzie umieszczony na takim dokumencie. Pozostaje jednak zasada, że faktury uproszczone wystawiane poza KSeF np. na rzecz konsumenta, nadal nie będą wymagały podawania NIP-u wystawcy.

Ministerstwo zapowiada wsparcie techniczne - w dokumentacji KSeF są opisy procesów i wymagań technicznych, które mają pomagać integratorom i producentom oprogramowania księgowego.

W raporcie z konsultacji podniesiono też kwestie praktyczne zgłaszane przez przedsiębiorców. Ministerstwo wyjaśnia m.in., że w większości przypadków nie będzie konieczności korygowania ewidencji JPK_VAT o numery KSeF po ich późniejszym nadaniu, z wyjątkiem określonych sytuacji (np. faktury sprzedaży w trybie offline24). Dodatkowo w systemie ministerialnym e-mikrofirma przewidziano automatyczne zasilanie JPK_VAT fakturami otrzymanymi przez KSeF, aby zmniejszyć ręczne przenoszenie numerów.

• Ważne daty i terminy:
  • 7 grudnia 2025 r. - rozporządzenia dotyczące wyjątków i faktur uproszczonych,
  • 12 grudnia 2025 r. - rozporządzenia o korzystaniu z KSeF i o JPK_VAT,
  • 1 lutego 2026 r. - stosowanie nowych zasad w JPK_VAT oraz obowiązek NIP na fakturach uproszczonych w KSeF.

Przepisy przewidują też procedury korygowania błędów w JPK_VAT - podatnik może skorygować plik samodzielnie, a w przypadku wezwania przez naczelnika urzędu skarbowego ma obowiązek usunąć wskazane nieprawidłowości. Kary nie mają charakteru automatycznego i mogą być stosowane po wezwaniu do korekty.

Mieszkańcy i firmy w praktyce powinni potraktować te zmiany jako sygnał do przygotowania oprogramowania i procedur księgowych. Szczególnie warto zwrócić uwagę na:

• aktualizację systemów sprzedażowych oraz integratorów z KSeF,
• weryfikację sposobu dokumentowania sprzedaży biletów i usług, które mogą być wyłączone z KSeF,
• dostosowanie procedur dotyczących samofakturowania i obsługi kontrahentów zagranicznych bez NIP,
• komunikację z dostawcą systemu księgowego w sprawie automatycznego zasilania JPK_VAT.

Praktyczne kroki do podjęcia teraz:

• sprawdź z biurem rachunkowym, czy używane oprogramowanie obsłuży oznaczenia OFF, BFK, DI oraz automatyczne pobieranie numerów KSeF,
• potwierdź, które dokumenty sprzedaży w twojej firmie mogą pozostać poza KSeF,
• jeśli wystawiasz faktury uproszczone i planujesz korzystać z KSeF - przygotuj się na obowiązek umieszczania NIP od 1 lutego 2026 r.
• w razie wątpliwości skontaktuj się z naczelnikiem właściwego urzędu skarbowego lub sprawdź materiały Ministerstwa Finansów i Gospodarki.

Źródłem zmian jest dokumentacja i rozporządzenia opublikowane przez Ministerstwo Finansów i Gospodarki oraz wyjaśnienia zawarte w raporcie z konsultacji publicznych.

na podstawie: Urząd Celno-Skarbowy Kraków.