Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie - kontakt, godziny, informacje

Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie obsługuje rejestracje urodzeń, małżeństw i zgonów, wydaje odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia niezbędne m.in. do zawarcia małżeństwa cywilnego i wyznaniowego ze skutkiem cywilnoprawnym. Można tu zarezerwować termin ślubu (także wstępnie przez internet), złożyć wiele wniosków elektronicznie oraz umówić wizytę w systemie elektronicznej kolejki. Poniżej praktyczne informacje, gdzie i jak załatwić najczęściej potrzebne sprawy.

Najważniejsze sprawy

• Chcę odebrać odpis aktu (urodzenia, małżeństwa, zgonu) — gdzie i ile zapłacić.
• Chcę zarezerwować termin ślubu cywilnego w USC lub poprosić o ślub poza USC — co zrobić krok po kroku.
• Chcę uzyskać zaświadczenie dla ślubu wyznaniowego (stwierdzające brak przeszkód) i dowiedzieć się jak długo ono obowiązuje.
• Chcę złożyć wniosek online (profil zaufany / e‑dowód / podpis kwalifikowany) — które usługi są dostępne.
• Potrzebuję dostępu do akt archiwalnych lub reprodukcji — jak umówić wizytę i ile trwa wydanie reprodukcji.
• Zgłoszenie zgonu — gdzie przyjść (rejestracji zgonów nie rezerwuje się online).
• Chcę zmienić imię lub nazwisko — gdzie składa się wniosek o zmianę.
• Mam dokumenty z zagranicy — jakie tłumaczenia i dokumenty są wymagane.

Lokalizacja

• Adres główny (kontakt): ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków.
• Punkty obsługi i zakres:
  • ul. Lubelska 29 — I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego; Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego.
  • ul. Wadowicka 8W — II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego.
  • os. Zgody 2 — III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego.
  • Dziennik Podawczy: ul. Lubelska 27.
• Sale ślubów i rezerwacje terminów ślubów obsługiwane przez USC; istnieje też możliwość odpłatnego udzielenia ślubu poza USC we wskazanym miejscu na terenie miasta.
• Obsługa osób niesłyszących: dostępna w wybranych punktach USC (wskazane pokoje obsługi przy ul. Lubelska 27 oraz os. Zgody 2).

Kontakt

• Centrum informacji / infolinia: 12 616 55 55 (Krakowskie Centrum Kontaktu).
• Bezpośredni numer informacji USC: 12 616 5555.
• Referat Archiwum (zapisy/umówienie wizyty): 12 616 5512, 12 616 5513; e‑mail: [email protected].
• Do wszystkich spraw USC przyjmuje klientów w systemie elektronicznej kolejki; można też umawiać wizyty przez internet (internetowa rejestracja wizyt).

Godziny

• Punkty USC (I, II, III referat): dni robocze (poza czwartkami) 7:40–18:00; w czwartki 8:00–18:00.
• Dziennik Podawczy (ul. Lubelska 27): dni robocze (poza czwartkami) 7:40–15:30; w czwartki 8:00–15:30.
• Wydawanie biletów z systemu kolejkowego (dla osób bez rezerwacji): w dni robocze 7:40–17:30; w czwartki 8:00–17:30. Ostatni bilet można pobrać do godz. 17:30 lub do wyczerpania puli biletów na dany dzień.

Zakres usług / oddziały

• I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego (ul. Lubelska 29)
  • Rejestruje urodzenia, małżeństwa, zgony; wydaje odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia; obsługuje sprawy związane z małżeństwami (w tym zaświadczenia dla ślubu wyznaniowego).
• II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego (ul. Wadowicka 8W)
  • Prowadzi rejestry stanu cywilnego, przyjmuje dokumenty oraz wnioski o zaświadczenia i małżeństwa.
• III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego (os. Zgody 2)
  • Rejestracja akt stanu cywilnego i przyjmowanie dokumentów.
• Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego (ul. Lubelska 27)
  • Udostępnianie akt archiwalnych, wydawanie nieuwierzytelnionych reprodukcji, organizacja kwerend; wydanie reprodukcji do 7 dni (do 14 dni przy kwerendzie/wyjaśnieniach). Osobiste zapoznanie z materiałami archiwalnymi wymaga uprzedniego umówienia wizyty telefonicznie lub e‑mailem.
• Stanowisko ds. zmian imienia i nazwiska
  • Obsługa formalnych postępowań dotyczących zmiany imienia i nazwiska.
• Dziennik Podawczy (ul. Lubelska 27)
  • Przyjmowanie pism i przesyłek kierowanych do USC.

Dla mieszkańców: wybrane usługi dostępne w USC

• Wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym oraz odpisów aktów (odpisy zupełne, skrócone, wielojęzyczne).
• Rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów.
• Obsługa ślubów cywilnych w USC (rezerwacja terminu ślubu) oraz udzielanie ślubów poza USC na wniosek (usługa odpłatna).
• Wydawanie zaświadczeń dla ślubów wyznaniowych (stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa).
• Przyjmowanie pisemnych zapewnień o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa i oświadczeń o przyszłym nazwisku.
• Wydawanie zaświadczeń potrzebnych do zawarcia małżeństwa za granicą; obsługa spraw konsularnych związanych z aktami stanu cywilnego.
• Przyjmowanie testamentu alograficznego (oświadczenie ostatniej woli).
• Zmiana imion i nazwisk (postępowania administracyjne).
• Migracja aktów stanu cywilnego (wpisywanie akt sporządzonych za granicą do polskich ksiąg).
• Usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL związanych z aktami stanu cywilnego.
• Udostępnianie akt stanu cywilnego i akt zbiorowych nieprzekazanych do archiwum państwowego — wgląd i wydawanie nieuwierzytelnionych reprodukcji.
• Przyjmowanie wniosków drogą elektroniczną (wymagany podpis: profil zaufany / e‑dowód / podpis kwalifikowany).

Procedury i dokumenty — co zabrać i ile kosztuje

• Dokument tożsamości: ważny dowód osobisty, mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport — do okazania przy większości spraw.
• Co jeszcze zabrać: dowód uiszczenia opłaty skarbowej (jeżeli wymagana), komplet wymaganych dokumentów specyficznych dla usługi (np. odpisy aktów, tłumaczenia urzędowe), w przypadku braku znajomości języka — tłumacza lub biegłego.
• Opłaty (wybrane):
  • Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym: 38,00 zł.
  • Opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa: 84,00 zł.
  • Opłata dodatkowa za przeprowadzenie ślubu poza USC (usługa odpłatna): 1 000,00 zł.
  • Opłata za wydanie decyzji odmownej: 10,00 zł.
  • Formy płatności: kasa UMK, przelew, płatność kartą, poczta, gotówka. Aktualne ceny na oficjalnej stronie Urzędu Miasta Krakowa.
• Dokumenty zagraniczne: dokumenty w języku obcym zwykle wymagają urzędowego tłumaczenia na język polski (tłumacz przysięgły lub konsularne poświadczenie); odpisy wielojęzyczne zgodne z Konwencją Wiedeńską nie wymagają tłumaczenia.
• Ważność dokumentów: zaświadczenie o stanie cywilnym i pisemne zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa są ważne 6 miesięcy od daty sporządzenia.
• Kto może wystąpić o dokument: z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym może wystąpić wyłącznie osoba, której ono dotyczy; w innych przypadkach osoba trzecia musi wykazać uprawnienie.

Rejestracja online

• Możliwość składania wniosków drogą elektroniczną przez portal miejskich usług; dopuszczalne formy podpisu elektronicznego: profil zaufany, podpis kwalifikowany, podpis osobisty (e‑dowód).
• Internetowa rejestracja wizyt jest możliwa (umożliwia wcześniejsze umówienie); rezerwacja nie dotyczy rejestracji zgonów.
• Rezerwacja terminu ślubu: dostępna elektronicznie; wstępna rezerwacja terminu ślubu jest ważna 7 dni; ostateczna rezerwacja następuje po osobistym złożeniu wymaganych dokumentów w USC.
• W usługach archiwalnych składanie wniosków elektronicznych wymaga złożenia podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem.

Wizyta w USC — praktyczne wskazówki

• Umawiaj wizytę przez internetową rejestrację — to przyspiesza obsługę; osoby bez rezerwacji obsługiwane są w systemie elektronicznej kolejki (bilety wydawane w określonych godzinach). Rejestracja zgonów nie podlega rezerwacji online.
• Jeśli nie mówisz po polsku — zapewnij tłumacza lub biegłego przy składaniu oświadczeń przed Kierownikiem USC.
• Co zabrać: dokument tożsamości, dowód uiszczenia opłaty skarbowej (jeśli wymagana), wymagane dokumenty dodatkowe (np. zagraniczne akty z tłumaczeniem, orzeczenia sądowe).
• System kolejkowy: bilety wydawane w godzinach podanych wyżej; wydawanie biletów może być wstrzymane, gdy przewidywany czas obsługi osób już w kolejce uniemożliwi obsłużenie kolejnych klientów w godzinach pracy Urzędu.
• Archiwum: osobiste zapoznanie z materiałami archiwalnymi wymaga uprzedniego umówienia wizyty mailowo lub telefonicznie; wydanie reprodukcji zwykle do 7 dni, do 14 dni przy kwerendzie.

FAQ

1. Gdzie umówię się na termin ślubu cywilnego?

• Termin ślubu można rezerwować elektronicznie (internetowa rezerwacja terminu ślubu); ostateczne potwierdzenie następuje po osobistym dostarczeniu dokumentów w USC. Rezerwacje terminów ślubów obsługiwane są także w referatach USC.

2. Ile kosztuje ślub poza Urzędem Stanu Cywilnego?

• Opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa wynosi 84,00 zł; dodatkowa opłata za przyjęcie oświadczeń i udzielenie ślubu poza USC na wniosek we wskazanym miejscu na terenie Miasta Krakowa wynosi 1 000,00 zł. Aktualne ceny na oficjalnej stronie UMK.

3. Jakie dokumenty trzeba mieć, aby otrzymać zaświadczenie o stanie cywilnym?

• Wniosek (papierowy lub elektroniczny), ważny dokument tożsamości (dowód, mDowód w aplikacji mObywatel lub paszport) oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej (38,00 zł).

4. Czy mogę złożyć wniosek o odpis aktu przez internet?

• Tak — wiele wniosków można złożyć drogą elektroniczną przez portal usług miejskich; konieczne jest podpisanie wniosku profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e‑dowodem.

5. Jak długo czeka się na wydanie reprodukcji z archiwum?

• Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego zwykle do 7 dni; w przypadku kwerendy lub postępowania wyjaśniającego do 14 dni. Osobiste zapoznanie z materiałami archiwalnymi wymaga umówienia wizyty.

6. Gdzie zgłosić zgon?

• Rejestracja zgonów odbywa się w referatach USC; zgłoszenia zgonów nie podlegają rezerwacji internetowej — należy przyjść zgodnie z zasadami przyjmowania dokumentów w odpowiednim punkcie.

7. Co to jest „pisemne zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa” i ile jest ważne?

• To oświadczenie składane przed Kierownikiem USC, że nie istnieją prawne przeszkody do zawarcia małżeństwa; jest ważne 6 miesięcy od daty złożenia.

8. Gdzie złożyć wniosek o zmianę imienia lub nazwiska?

• Sprawy zmiany imienia i nazwiska obsługuje stanowisko ds. zmian imienia i nazwiska w Urzędzie Stanu Cywilnego; obowiązują ogólne godziny pracy referatów (patrz sekcja Godziny).

Materiał źródłowy stanowiła strona bip.krakow.pl. Dane mogą się zmieniać; pamiętaj, warto sprawdzić je na oficjalnej stronie.