332 krakowskie placówki w jednym systemie. Papieru ma być mniej

W szkolnych sekretariatach dokument coraz częściej nie trafia do kolejnego segregatora, lecz od razu do elektronicznego obiegu. W Krakowie zmiana objęła setki placówek, a jej skutki mają odczuć nie tylko dyrektorzy i urzędnicy, lecz także nauczyciele, rodzice oraz uczniowie. Za nowym systemem stoją wspólne procedury, państwowa chmura i miesiące pracy nad zmianą codziennych przyzwyczajeń.

• Setki szkół pracują w jednym środowisku dokumentów
• Mniej papierowych formalności oznacza więcej czasu dla uczniów
• Cyfrowe akta ograniczają koszty i zużycie papieru

Setki szkół pracują w jednym środowisku dokumentów

Krakowska oświata samorządowa obejmuje przedszkola, szkoły podstawowe i ponadpodstawowe, placówki specjalne, poradnie psychologiczno-pedagogiczne, młodzieżowe domy kultury oraz inne jednostki. Każda z nich prowadzi dokumentację związaną z nauczaniem, opieką, sprawami uczniów, pracowników i rodziców. Przy takiej skali różne sposoby rejestrowania pism i prowadzenia spraw mogły utrudniać współpracę między placówkami oraz kontakt z miejską administracją.

Ten model został uporządkowany dzięki wdrożeniu systemu EZD RP, czyli Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Rozwiązanie uruchomiono w 332 miejskich jednostkach organizacyjnych, z których 95 proc. należy do krakowskiego sektora samorządowej oświaty. Proces trwał niemal rok, a w szkoleniach uczestniczyło około 1,6 tys. użytkowników.

Za wdrożenie odpowiadały Urząd Miasta Krakowa i NASK, czyli Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – Państwowy Instytut Badawczy, dysponent systemu. Projekt otrzymał wsparcie z Krajowego Planu Odbudowy. Dzięki temu szkoły i placówki zostały włączone do wspólnej sieci cyfrowej, zamiast rozwijać osobne, niejednolite rozwiązania.

Elektroniczny obieg obejmuje między innymi rejestrację i dekretację korespondencji, prowadzenie akt spraw, wyszukiwanie dokumentów, kontrolowanie terminów oraz archiwizację. Każdy dokument ma określony status i historię czynności, co pozwala sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Ułatwia to również pracę podczas nieobecności pracownika albo zmian kadrowych.

Dokumenty nie są przechowywane na lokalnych serwerach poszczególnych szkół. Trafiają do państwowej chmury NASK, a dostęp do poszczególnych elementów systemu mają osoby uprawnione. Taki model ogranicza ryzyko utraty danych w razie awarii infrastruktury w konkretnej placówce i porządkuje zasady ochrony informacji.

Mniej papierowych formalności oznacza więcej czasu dla uczniów

Wdrożenie EZD RP nie ogranicza się do zastąpienia papierowego pisma jego cyfrową wersją. System automatyzuje część powtarzalnych czynności, tworzy akta spraw i wspiera dobór kategorii archiwalnych oraz okresów przechowywania dokumentacji. Pracownicy mogą szybciej odnaleźć potrzebne informacje, a przebieg postępowania jest dostępny w jednym miejscu.

Największą wartością wdrożenia EZD RP nie jest sama technologia. Prawdziwy sens tej zmiany polega na tym, że pozwala ona szkołom poświęcać mniej czasu na administrację, a więcej ludziom.

Tak o znaczeniu systemu mówi Jacek Drabik, dyrektor Departamentu Edukacji Urzędu Miasta Krakowa. Zapowiada także kolejny etap, czyli zastąpienie papierowej wymiany dokumentów między jednostkami oświatowymi a Miejskim Centrum Obsługi Oświaty komunikacją elektroniczną.

Dla dyrektorów oznacza to mniej ręcznego porządkowania dokumentacji i więcej możliwości zajęcia się organizacją pracy szkoły, jakością kształcenia oraz wsparciem nauczycieli. Nauczyciele mogą ograniczyć udział w formalnościach, a sekretariaty zyskują narzędzie ułatwiające obsługę spraw kadrowych i korespondencji od rodziców oraz pracowników.

Rodzice powinni odczuć przede wszystkim łatwiejsze uzyskiwanie informacji o prowadzonych sprawach. Pracownik szkoły może sprawdzić status postępowania bez przeszukiwania wielu teczek, szybciej przygotować odpowiedź i wskazać, jakie czynności zostały już wykonane. Dla osoby załatwiającej sprawę oznacza to mniej niepewności i mniejsze ryzyko, że dokument utknie między sekretariatem a inną jednostką.

W systemie elektronicznym dokumenty znajdują się w jednym miejscu. Kiedy zakładamy sprawę, one stanowią zwartą całość, więc dostęp jest o wiele łatwiejszy.

Krzysztof Wiatr, dyrektor Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 12, zwraca uwagę także na prostsze przygotowywanie pism i załączników oraz możliwość dalszego rozwijania systemu. Jako przykład podaje wysyłkę arkusza organizacji wraz z załącznikami, która w nowym rozwiązaniu przebiegła bez problemów.

W poradniach psychologiczno-pedagogicznych cyfrowy obieg ułatwia wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów, zapisywanie wszystkich czynności w aktach sprawy i kontrolowanie terminów. Ewa Bochenek, dyrektorka Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej nr 4, podkreśla, że po trzech miesiącach korzystania z systemu placówka mogła stopniowo ograniczyć przenoszenie papierowych dokumentów.

Uczniowie zazwyczaj nie korzystają bezpośrednio z EZD RP, ale sprawniejsza administracja wpływa na ich codzienne funkcjonowanie pośrednio. Czas odzyskany przez dyrektorów, nauczycieli i pracowników sekretariatów może zostać przeznaczony na przygotowanie zajęć, pracę wychowawczą, rozwój zawodowy i indywidualne wsparcie dzieci oraz młodzieży.

Cyfrowe akta ograniczają koszty i zużycie papieru

Jednolity system zmniejsza także wydatki związane z drukowaniem, przewożeniem i przechowywaniem dokumentacji. Mniej papieru oznacza ograniczenie kosztów materiałów, a cyfrowe przekazywanie akt redukuje potrzebę transportu, zużycie paliwa i czas pracowników zaangażowanych w fizyczne przenoszenie dokumentów. Odpada również część zapotrzebowania na powierzchnie archiwalne.

Wdrożenie odbyło się bez kosztów po stronie miasta. Środki z KPO i współpraca z NASK zapewniły szkołom system, szkolenia, wsparcie techniczne oraz utrzymanie infrastruktury. Krakowski samorząd nie musiał finansować zakupu licencji, własnych serwerów, aktualizacji ani bieżącej obsługi rozwiązania.

Dla pracowników przejście na nowy sposób działania wiązało się jednak z nauką systemu i zmianą dotychczasowych nawyków. Zespół wdrożeniowy odwiedzał placówki, poznawał ich specyfikę i pomagał dopasować procedury między innymi do zasad archiwizacji oraz różnych kanałów komunikacji.

Pierwszy etap jest najbardziej wymagający, ale jesteśmy przekonani, że korzyści płynące z przejścia na nowy system są warte wysiłku, który wkładamy w jego wdrożenie.

Joanna Konieczna-Sierak, dyrektorka Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 18, zaznaczała, że powodzenie zmiany wymagało zaangażowania całego zespołu. W podobnym tonie wypowiadał się Paweł Kucharczyk, dyrektor Zespołu Szkół Łączności, wskazując, że pracownicy szkół od lat oczekiwali mniejszej liczby papierowych formalności i szybszego przekazywania informacji.

Urząd Miasta Krakowa rozwija elektroniczne zarządzanie dokumentacją od 2021 roku. Tomasz Karaś, kierownik Oddziału Zarządzania Dokumentacją w Wydziale Organizacji i Nadzoru, podkreśla, że doświadczenia zebrane przy dotychczasowych wdrożeniach pozwalają rozszerzać rozwiązania na kolejne miejskie jednostki. Zgodnie z planami Ministerstwa Cyfryzacji od 2028 roku system tej klasy ma być wymagany we wszystkich podmiotach administracji publicznej.

EZD RP jest również bazą do dalszego rozwoju e-usług. Integracja z platformami ePUAP i e-Doręczenia pozwala automatycznie rejestrować korespondencję elektroniczną, korzystać z Bazy Adresów Elektronicznych i stopniowo przenosić kolejne sprawy do kanału cyfrowego. Oznacza to, że przyszła komunikacja szkoły z rodzicami, instytucjami i innymi placówkami może w większym stopniu odbywać się bez papierowych wniosków, przesyłek i decyzji.

na podstawie: UM Kraków.