KSeF wchodzi w drugi etap i zmusza firmy do nowego rytmu faktur

Cyfrowa faktura przestaje być odległym planem dla kolejnej grupy firm. W Krakowie i w całym kraju przedsiębiorcy muszą przygotować się na zmianę, która porządkuje dokumenty, ale też wymaga oswojenia nowych nawyków. Resort finansów liczy, że przejście do KSeF będzie bardziej ewolucją niż szokiem, a 2026 r. ma minąć bez kar za błędy popełnione na starcie.

• Kolejny etap zaczyna się tam, gdzie kończy się papierowa faktura
• Bezpłatne narzędzia mają zastąpić biurowe przyzwyczajenia
• Pomoc z KAS i szkolenia mają rozbroić pierwszy opór

Kolejny etap zaczyna się tam, gdzie kończy się papierowa faktura

Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmuje drugą grupę przedsiębiorców. Chodzi o firmy, których wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Jednocześnie nie wszystkie podmioty wchodzą do systemu w tym samym momencie – ci, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, mają czas aż do 1 stycznia 2027 r.

Warto pamiętać, że obowiązek odbierania faktur w KSeF działa już od 1 lutego 2026 r., więc dla wielu firm zmiana nie zaczyna się dopiero teraz. To właśnie ten etap zwykle najbardziej przyspiesza porządki w księgowości, bo dokumenty trafiają do jednego systemu i nie giną między skrzynkami mailowymi, papierem i osobnymi archiwami.

Resort finansów podaje, że z systemu dobrowolnie korzysta już ponad 306 tys. firm. To sygnał, że część przedsiębiorców zdążyła wejść w nowy tryb wcześniej i dziś traktuje KSeF nie jako przymus, lecz jako codzienne narzędzie.

„Przed nami II etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur” – powiedział Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Bezpłatne narzędzia mają zastąpić biurowe przyzwyczajenia

Ministerstwo Finansów stawia nie tylko na sam obowiązek, ale też na narzędzia, które mają ułatwić przejście przez zmianę. W centrum pozostaje Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, w której można wystawiać, odbierać i przeglądać faktury, wyszukiwać je oraz pobierać w formacie XML lub PDF. System daje też podgląd faktur i umożliwia pobieranie dokumentów PEF.

Przedsiębiorcy mają również do dyspozycji bezpłatną Aplikację Mobilną KSeF 2.0. To rozwiązanie pozwala zarządzać fakturami z telefonu, prowadzić listę nabywców, dodać rachunki bankowe i przygotować firmową wizytówkę. Dla mniejszych firm i osób, które często pracują poza biurem, to realne ułatwienie, bo dostęp do dokumentów nie kończy się przy biurku.

Resort zapowiada także pierwsze usprawnienia w aplikacji. W kwietniu mają pojawić się czytelniejsze opisy niektórych pól oraz prostszy sposób zgłaszania faktur scamowych. Od 1 kwietnia mają też wejść w życie przepisy pozwalające na dobrowolne wystawianie w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA.

„Zachęcamy, aby nie bać się i próbować korzystać z systemu” – dodał Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef KAS.

Pomoc z KAS i szkolenia mają rozbroić pierwszy opór

Dla tych, którzy dopiero zaczynają pracę z KSeF, przygotowano kilka kanałów wsparcia. Najważniejsza jest infolinia Krajowej Administracji Skarbowej, działająca przez całą dobę. Oprócz tego przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego, umówić wizytę w urzędzie skarbowym albo przetestować system przy specjalnych stanowiskach komputerowych udostępnionych w całej Polsce.

Dodatkowym wsparciem są szkolenia uruchomione 2 marca 2026 r. w ramach cyklu „KSeF – szkolenia dla branży”. Spotkania odbywają się stacjonarnie i online, a ich celem jest oswojenie przedsiębiorców z najważniejszymi funkcjami systemu. To ważne zwłaszcza tam, gdzie fakturowanie nie jest osobnym działem, lecz codziennym obowiązkiem właściciela, księgowej albo małego zespołu.

Na starcie całej operacji resort finansów wyraźnie daje sygnał, że rok 2026 ma być czasem nauki. Sankcji za błędy popełnione przy korzystaniu z KSeF nie będzie, więc dla firm liczy się teraz przede wszystkim sprawdzenie systemu zanim obowiązek stanie się w pełni bezdyskusyjny.

na podstawie: Małopolski Urząd Celno-Skarbowy w Krakowie.