Elektroniczne księgi wchodzą na stałe. Firmy muszą oswoić nowe pliki

W księgowości kończy się czas segregatorów, a zaczyna wysyłanie danych w formie, którą urząd skarbowy odczyta bez papieru. Krajowa Administracja Skarbowa przypomina o zmianie, która dotyczy firm etapami, więc część przedsiębiorców już pracuje w nowym systemie, a inni dopiero przygotowują swoje programy. W krakowskich firmach, podobnie jak w całym kraju, stawką jest mniej ręcznej pracy przy dokumentach i lepsze uporządkowanie rozliczeń. Najwięcej pytań wciąż budzą terminy oraz zakres plików, bo to one zdecydują, jak płynnie wejdzie się w nowy model.

• Pierwsza fala obowiązku już działa, a kolejne firmy wchodzą do systemu
• Terminy przesyłania ksiąg dostały dodatkowy oddech
• Każda księga ma własny plik, a rozporządzenia rozpisują szczegóły

Pierwsza fala obowiązku już działa, a kolejne firmy wchodzą do systemu

Od początku 2026 r. część podatników prowadzi księgi i ewidencje wyłącznie w wersji elektronicznej. Chodzi o prowadzenie ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów oraz ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych.

Na tym etapie obowiązek obejmuje wybrane grupy rozliczające się na podstawie przepisów o PIT, CIT oraz ryczałcie, pod warunkiem że są zobowiązane do przesyłania JPK_V7M. Pierwsze przekazanie ksiąg i ewidencji do urzędu skarbowego w tej formie nastąpi w 2027 r., a termin będzie powiązany ze złożeniem zeznania podatkowego.

KAS podkreśla, że w 2027 r. do elektronicznego prowadzenia ksiąg dołączą też pozostali przedsiębiorcy objęci tymi ustawami. Dla nich obowiązek przesyłania danych w ustrukturyzowanej formie zacznie działać od 2028 r.

Terminy przesyłania ksiąg dostały dodatkowy oddech

Równolegle pojawiły się przepisy, które dają firmom więcej czasu na przekazanie danych. W Dzienniku Ustaw opublikowano rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. dotyczące przedłużenia terminów przesyłania ksiąg rachunkowych w CIT. W zależności od okresu rozliczeniowego termin został wydłużony albo do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego, albo do końca lipca 2026 r.

To ważne zwłaszcza dla podmiotów, które kończą pracę nad wdrożeniem nowych systemów księgowych i muszą jednocześnie dopasować kalendarz rozliczeń do nowych obowiązków. W tle jest też projekt ustawy UD350, który ma przesunąć termin przesyłania JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. 16 kwietnia został skierowany do pierwszego czytania w Sejmie.

Każda księga ma własny plik, a rozporządzenia rozpisują szczegóły

Ministerstwo Finansów wcześniej doprecyzowało, jak mają wyglądać elektroniczne księgi i ewidencje. Zasady opisują rozporządzenia z 2024 i 2025 r., które określają dodatkowe dane i sposób przekazywania ich naczelnikowi urzędu skarbowego.

Podmioty prowadzące poszczególne ewidencje będą przesyłać odpowiednio:

– JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR – przy księgach rachunkowych;
– JPK_PKPIR oraz JPK_ST – przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów;
– JPK_EWP oraz JPK_ST – przy ewidencji przychodów.

Nowy system ma uprościć obieg danych, ograniczyć papier i przyspieszyć analizę dokumentów po stronie administracji skarbowej. Ważne jest jednak coś jeszcze: elektroniczne księgi nie zmieniają sposobu składania zeznań PIT i CIT. Te obowiązki pozostają bez zmian, więc firmy muszą jednocześnie pilnować nowych plików i dotychczasowych deklaracji.

na podstawie: Urząd Celno-Skarbowy Kraków.