Zgłoszenia faktur z załącznikiem w KSeF 2.0 - nowe zasady dla przedsiębiorców

W Krakowie i w całym kraju odczuwalna jest zmiana w sposobie przesyłania faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów uruchomiło prosty formularz w e-Urzędzie Skarbowym, dzięki któremu firmy mogą zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikami do KSeF 2.0. To krok, który łączy techniczne wymagania z administracyjną procedurą – i wymaga przygotowania od wystawców dokumentów.

• E-Urząd Skarbowy udostępnia moduł zgłoszeń do KSeF 2.0 i tłumaczy wymagania
• Co firmy w Krakowie powinny przygotować i jak się zabezpieczyć

E-Urząd Skarbowy udostępnia moduł zgłoszeń do KSeF 2.0 i tłumaczy wymagania

Ministerstwo Finansów wprowadziło możliwość zgłoszenia chęci wystawiania i przesyłania faktur z załącznikami do KSeF 2.0 poprzez usługę e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenie jest konieczne, by system zaakceptował taką formę dokumentu. Resort podkreśla, że formularz jest prosty i intuicyjny, ale wymaga podania konkretnych informacji.

W zgłoszeniu należy podać m.in.:

• dane podatnika wraz z adresem e-mail,
• rodzaj działalności lub czynności dokumentowanych fakturami z załącznikiem (np. dostawy energii elektrycznej, usługi telekomunikacyjne, dostawy paliw),
• przewidywane parametry techniczne załączników - w tym średnią miesięczną liczbę przesłanych faktur oraz średni rozmiar faktur wyrażony w kilobajtach.

Zgłoszenia może złożyć:

• podatnik będący osobą fizyczną posiadający NIP - we własnym imieniu,
• podatnik niebędący osobą fizyczną (np. spółka) poprzez użytkownika konta organizacji - UKO.

Procedura obsługi zgłoszeń jest prowadzona zgodnie z kolejnością zgłoszeń, a maksymalny czas ich realizacji to 3 dni robocze. Po przyjęciu i realizacji zgłoszenia podatnik otrzyma informację na adres e-mail wskazany we formularzu i dopiero wtedy będzie mógł wystawiać faktury z załącznikiem. Analogiczny formularz służy do zgłoszenia zaprzestania korzystania z tej funkcjonalności.

Co firmy w Krakowie powinny przygotować i jak się zabezpieczyć

Dla przedsiębiorców najważniejsze są warunki techniczne i zasady użycia załączników. Ministerstwo zaznacza, że załącznik jest integralną częścią pliku XML faktury i nie będzie przyjmowany jako oddzielny, nieustrukturyzowany plik. W załącznikach można zamieszczać wyłącznie informacje o charakterze podatkowym lub dane ściśle z nimi powiązane - nie służą one do przesyłania materiałów marketingowych, umów, protokołów odbioru czy cenników. Naruszenie tych zasad może skutkować odebraniem prawa do wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF 2.0.

Praktyczne kroki przed złożeniem zgłoszenia:

• przeanalizować rodzaje dokumentów, które mają trafić jako załączniki i upewnić się, że są one ściśle podatkowe,
• przygotować dane techniczne – szacunkową liczbę faktur miesięcznie i średni rozmiar pliku w kilobajtach,
• upewnić się, kto w organizacji ma uprawnienia do złożenia zgłoszenia (osoba z NIP lub użytkownik UKO),
• przygotować skrzynkę e-mail, na którą trafi potwierdzenie i status zgłoszenia.

W razie wątpliwości Ministerstwo Finansów przygotowało formę kontaktu i infolinię. Godziny i numery infolinii:

• godziny pracy infolinii: 8:00–18:00 w dni robocze,
• numery telefonów: 22 330 03 30 (dla komórek i połączeń z zagranicy) oraz 801 055 055 (dla telefonów stacjonarnych).

Dla wielu firm to moment, by skonsultować zmiany z działem IT lub biurem rachunkowym — zwłaszcza gdy planowane załączniki są duże albo gdy konieczna jest automatyzacja przygotowywania plików XML. Szybkie zgłoszenie i poprawne przygotowanie danych to prosta droga do bezproblemowego korzystania z nowych możliwości KSeF 2.0.

na podstawie: Małopolski Urząd Celno-Skarbowy w Krakowie.