Profesjonalne prowadzenie imprez okolicznościowych? Bez konferansjera będzie trudno!

Profesjonalny konferansjer na imprezy firmowe to niezwykle ceniona osoba, która wręcz może zaważyć na tym, czy odbiór danego wydarzenia będzie pozytywny i przyczyni się do budowania dobrego PR-u firmy lub instytucji. Czym kierować się przy wyborze takiej osoby? Jak wygląda prowadzenie eventów od kuchni? Sprawdźmy!

Organizacja imprez okolicznościowych — dlaczego nie opłaca się rezygnować z usług konferansjera?

Zorganizowanie dużego, branżowego wydarzenia, to zadanie, do którego trzeba podejść w sposób niezwykle kompleksowy. Zwłaszcza teraz, w erze pandemii, trzeba podejmować wiele trudnych decyzji. Lepiej zdecydować się na event online, czy jednak wynająć salę i wysłać do gości zaproszenia? To tylko niektóre decyzje, przed którymi stanie organizator.

Bez względu na to, jaką formę wybierzemy, musimy mieć pewność, że konferansjer, który w pewnym sensie będzie twarzą całego wydarzenia, da z siebie wszystko i poprowadzi spotkanie w taki sposób, by jednocześnie spełniało one założone cele firmy (na przykład dotyczące komunikacji wizerunkowej, brandu itp.), ale było też atrakcyjne dla odbiorców. Zarówno wtedy, gdy będą oni śledzić kolejne prelekcje z ekranu monitora, jak i w sytuacji, gdy widownia będzie obserwować wydarzenia na scenie z odległości kilkunastu metrów.

Zawodowy konferansjer do wynajęcia Maciej Kautz, zwraca uwagę na to, że praca, jaką trzeba wykonać, zaczyna się na długo przed wyjściem na scenę podczas eventu:

-jeszcze przed organizacją wydarzenia trzeba przeprowadzić gruntowny research: zdobyć jak najwięcej informacji o zleceniodawcy, jego firmie, historii, stylu zarządzania, produktach, ale i o konkurencji. Materiały wideo i wywiady to idealny sposób na to, by zapoznać się ze stylem wypowiadania się prezesa ważnej firmy, zanim mamy zaszczyt przywitać go na scenie — mówi Kautz.

W jaki sposób konferansjer powinien poprowadzić wydarzenie?

Nie istnieje jedna, uniwersalna metoda. Zawodowcy wiedzą, że każda firma ma zupełnie inne preferencje. Inaczej będzie wyglądał event organizowany przez ceniony na rynku bank, a inaczej przez podmiot, który działa w sektorze marketingu czy analizy danych. Dobry konferansjer zdaje sobie z tego sprawę, dlatego strategia dotycząca komunikacji zawsze jest elastyczna.

Mimo szeregu różnic można jednak znaleźć kilka elementów wspólnych: kontakt z publicznością, wchodzenie w interakcje z prelegentami. Już sama forma tytułowania i zapowiadania kolejnych osób pozwala ocenić, czy mamy do czynienia z zawodowcem. Profesjonaliści wiedzą, że nudne, pełne komplementów i tytułowania kolejnych mówców zajawki raczej nie sprawdzają się zbyt dobrze. Zapowiedzi powinny być zwięzłe, precyzyjne i zaserwowane w atrakcyjny dla gości sposób.

Co zrobić, gdy podczas eventu coś pójdzie nie tak?

To kolejna sytuacja, kiedy doświadczony konferansjer jest na wagę złota. Profesjonaliści wiedzą, że bardzo ważna jest współpraca i ciągły kontakt z event managerem. Wystarczy, że taka osoba w porę przekaże, że pojawiły się nieoczekiwane problemy techniczne. Właśnie wtedy osoba przebywająca na scenie szyje, czyli daje reżyserce dodatkowy czas na ponowne połączenie się przez sieć z kolejnym mówcą lub na zmianę kolejności wystąpień.

Jednak aby szyć, trzeba wcześniej dysponować konkretną wiedzą o firmie lub sektorze rynku, w jakim ta działa. Jeśli jest to na przykład podmiot, który działa w branży bankowej, to można nawiązać do aktualnej sytuacji na rynku stóp procentowych, oferty instytucji, czy statystyk dotyczących zadowolenia konsumentów. Jednak to wymaga wiedzy i czasu na research, czyli dwóch elementów, które wyróżniają tylko najlepsze osoby, które zajmują się prowadzeniem imprez.