Zgłoszenia faktur z załącznikami – jak działa formularz ZGL_ZAL w e‑Urzędzie Skarbowym

W Krakowie i w całym kraju podatnicy muszą teraz korzystać z dedykowanego formularza, jeśli chcą wysyłać faktury z załącznikami do KSeF 2.0. To nie jest już sprawa „pisma ogólnego” – procedura przeniosła się do systemu elektronicznego i ma swoje reguły obsługi. Dla wielu firm to zmiana organizacyjna, która oznacza też nowe obowiązki komunikacyjne.

• Rejestracja zamiaru w e‑Urzędzie Skarbowym – co się zmienia
• Co to oznacza praktycznie dla firm w Krakowie – porządek i ryzyko pomyłek

Rejestracja zamiaru w e‑Urzędzie Skarbowym – co się zmienia

Aby móc wystawiać i przesyłać faktury z załącznikami do KSeF 2.0, podatnik musi złożyć w systemie usługę zgłoszeniową. Do tego celu służy formularz ZGL_ZAL udostępniony w e‑Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenia realizowane są w kolejności wpływu – maksymalny czas oczekiwania to 3 dni robocze. Po zaksięgowaniu zgłoszenia system wysyła potwierdzenie na adres e‑mail wskazany we wniosku; dopiero wtedy możliwe jest przesyłanie faktur z załącznikami.

Co warto wiedzieć krok po kroku:

• Wybór właściwego formularza – do rozpoczęcia przesyłania faktur z załącznikami używamy ZGL_ZAL.
• Obsługa zgłoszeń odbywa się według kolejności wpływu – termin realizacji to do 3 dni roboczych.
• Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia podatnik otrzymuje e‑mail z potwierdzeniem i dopiero wtedy może wysyłać faktury z załącznikami.
• Jeśli celem jest zaprzestanie przesyłania załączników, należy złożyć formularz ZGL_ZAP – procedura obsługi jest analogiczna, zmienia się jedynie wybór formularza.

W komunikacie urzędowym odwołano się do dokumentacji dodatkowej zawartej w Komunikacie MF z 1 stycznia 2026 r., a także do instrukcji dołączonej do zgłoszenia.

Co to oznacza praktycznie dla firm w Krakowie – porządek i ryzyko pomyłek

Dla przedsiębiorstw zmiana oznacza konieczność uporządkowania wewnętrznych procedur fakturowania i wskazania osoby odpowiedzialnej za złożenie zgłoszenia w e‑Urzędzie Skarbowym. Najczęstsze źródła problemów to:

• wysłanie zgłoszenia „pismem ogólnym” zamiast przez formularz ZGL_ZAL,
• nieaktualny adres e‑mail w zgłoszeniu (potwierdzenie przychodzi tylko na wskazany e‑mail),
• pomylenie formularzy przy kończeniu przesyłania załączników – trzeba użyć ZGL_ZAP.

Dodatkowe informacje i wyjaśnienia zawiera instrukcja dołączaona do komunikatu oraz infolinia KAS – numery telefonu to 22 330 03 30 (dla telefonów komórkowych i z zagranicy) oraz 801 055 055 (dla telefonów stacjonarnych). W razie wątpliwości można też skorzystać z formularza zgłoszeniowego KSeF.

Zmiana techniczna to też okazja, by przyjrzeć się procedurom księgowym – uporządkowanie rejestrów i jasne wyznaczenie osoby do kontaktu z e‑Urzędem minimalizuje ryzyko przerw w rozliczeniach i pozwala szybciej skorzystać z możliwości, jakie daje przesyłanie załączników do faktur.

na podstawie: Urząd Celno-Skarbowy Kraków.