W ciągu ostatnich dwóch lat nastąpił wzrost zatrudnienia w Urzędzie Miasta Krakowa. Sytuacja spowodowana jest koniecznością realizacji nowych zadań nałożonych na samorząd drogą ustaw (program „Rodzina 500 plus”) lub uchwał Rady Miasta Krakowa (program likwidacji pieców PONE) oraz potrzebą utrzymania i podniesienia standardu świadczonych na rzecz mieszkańców usług i jakości ich obsługi (otwarcie punktów obsługi mieszkańców w galeriach handlowych). Na wzrost poziomu zatrudnienia wpływ mają także zmiany przepisów prawa, które nie zmieniając zakresu merytorycznego zadania, uszczegóławiają sposób realizacji powodując wzrost czasochłonności jego realizacji.
Średni stan zatrudnienia w Urzędzie Miasta Krakowa wynosił na koniec grudnia 2015 r. – 2360 etatów - bez osób przebywających na urlopach bezpłatnych, wychowawczych i dublujących się zastępstw. Na koniec 2017 r. stan ten wynosił 2603 etatów.
Jako przykład czynników wywołujących na przestrzeni ostatnich dwóch lat potrzebę wzrostu zatrudnienia wskazać należy m.in. realizację zadań związanych ze świadczeniami społecznymi (program „Rodzina 500 plus”, zmiany w zakresie realizacji świadczeń rodzinnych, Karta Polaka, Karta Rodziny „N”, Program „za życiem”, wymiana kart postojowych oraz inne zadania w zakresie obsługi osób niepełnosprawnych), realizowane przez Wydział Spraw Społecznych.
Innym przykładem jest przyjęcie programu wymiany pieców w ramach PONE i realizacja dużego projektu LIVE współfinansowanego ze środków UE wspierającego ten obszar (zadania realizowane przez Wydział Kształtowania Środowiska).
Aktualnie w galeriach handlowych funkcjonują cztery punkty obsługi mieszkańców (są czynne od poniedziałku do soboty od 10.00 do 18.00): dwa w Galerii Bronowice, jeden w Galerii Bonarka i jeden w Galerii Serenada), realizujące sprawy z zakresu działania Wydziału Spraw Administracyjnych, Wydziału Ewidencji Pojazdów i Kierowców oraz czasowo zadania Wydziału Spraw Społecznych czy Wydziału Kształtowania Środowiska.
Wzmocnienie zatrudnienia z uwagi na zwiększenie pracochłonności zadań było także związane z m.in.: wdrożeniem rządowej aplikacji Źródło, cyfryzacją obszaru geodezyjnego, zmianą przepisów prawa budowlanego, wzrostem liczby podatników, centralizacją podatku VAT w ramach Gminy, obowiązkami wynikającymi z ustawy o gospodarowaniu odpadami, przejęciem postępowań administracyjnych ze Starostwa Powiatowego, zwiększeniem obowiązków sprawozdawczo-informacyjnych, wzrostem ilości klubów malucha i żłobków.
Należy pamiętać, że urząd miasta realizuje wiele zadań zleconych z zakresu administracji rządowej min. w obszarze: spraw obywatelskich (dowody osobiste, meldunki), działalności regulowanej (wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu, działalność gospodarcza, rejestry żłóbków), gospodarowania nieruchomościami skarbu państwa, geodezji i kartografii, zadań wsparcia rodziny, Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności.
Dotacja na realizację tylko części z tych zadań jest adekwatna i w pełni pokrywa ponoszone przez urząd wydatki. Wiele obszarów nadal (pomimo wzrostu dotacji z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego) musi być dofinansowywana ze środków budżetowych miasta.
Z punktu widzenia urzędu miasta najistotniejsza jest prawidłowa, kompetentna i profesjonalna obsługa mieszkańców. Coroczne badania satysfakcji klientów wskazują, że w tym zakresie urząd realizuje swoje zadania zgodnie z oczekiwaniami mieszkańców.
