MUW Kraków: Papier jest passé. #ZmieniamyAdministrację

Fundusze Europejskie wpływają na szereg obszarów naszego życia. Dzięki nim udaje się też usprawniać funkcjonowanie administracji. Właśnie ten aspekt był tematem otwartego seminarium # ZmieniamyAdministrację , które Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie zorganizował w ramach Dni Otwartych Funduszy Europejskich.

MUW z DOFE

Dni Otwarte Funduszy Europejskich to ogólnopolska akcja koordynowana przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju, mająca na celu zaprezentowanie mieszkańcom efektów inwestycji przeprowadzonych z unijnym wsparciem. W ramach DOFE w całej Polsce odbywają się koncerty, imprezy, warsztaty i inne przedsięwzięcia prezentujące projekty zrealizowane dzięki unijnemu dofinansowaniu.

- Bierzemy udział w Dniach Otwartych Funduszy Europejskich, by pokazać nową jakość w administracji jakość, którą udaje się nam umacniać i poszerzać m.in. dzięki Funduszom Europejskim. Wspólnie zmieniamy administrację. Na seminarium, które zorganizowaliśmy w ramach Dni Otwartych Funduszy Europejskich, chcemy szerzej zaprezentować dobre praktyki, które udało nam się wypracować, a także korzyści płynące z e-administracji mówi Tomasz Ocetkiewicz, zastępca dyrektora Wydziału Administracji i Logistyki Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie.

W programie seminarium # ZmieniamyAdministrację znalazły się następujące zagadnienia, omówione przez ekspertów z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie:

• Nowa administracja w świetle Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju,
• Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce” prezentacja projektu dofinansowanego w ramach RPO 2014-2020,
• E-administracja bilans korzyści na przykładzie EZD PUW,
• Wdrażanie EZD od podstaw na przykładzie Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Krakowie.

Urząd bliżej mieszkańców

W oparciu o środki europejskie Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie w latach 2014-2015 zrealizował projekt Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce etap I. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”. Projekt miał wartość 10 075 00 zł, zaś dofinansowanie wyniosło 5 037 483 zł. W jego realizacji wziął udział MUW oraz Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska i Wojewódzka Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa. W ramach pierwszego etapu uruchomiliśmy 90 e-usług.

Aktualnie realizujemy drugi etap projektu. Całkowita wartość tego etapu to 21 525 420 zł, z czego dofinansowanie ze środków unijnych wynosi 16 144 065 zł, zaś 5 381 355 zł pochodzi z budżetu państwa. Termin realizacji projektu: 1 maja 2017 r. 31 grudnia 2019 r. Wśród naszych partnerów jest Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Krakowie oraz 6 jednostek administracji zespolonej w województwie małopolskim (m.in. Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków i Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego). W ramach drugiego etapu planujemy uruchomienie 80 nowych e-usług.

Projekt zakłada podniesienie standardów instytucji administracji rządowej w oparciu m.in. o:

• informatyzację procedur wewnętrznych w urzędach,
• podniesienie poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• stosowanie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją,
• rozbudowę istniejącego systemu udostępniania e-usług publicznych,
• poprawę warunków składowania, archiwizacji i zabezpieczenia danych,
• wdrożenie systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD PUW) w kolejnych jednostkach administracji publicznej w województwie małopolskim.

- Dzięki projektowi, który realizujemy, poszerzamy katalog dostępnych e-usług. Urząd jest bliżej mieszkańców. Przed nami jeszcze długa droga, ale już teraz można zauważyć, jak ogromną zmianą zarówno dla naszych klientów, jak i dla naszego Urzędu było zwiększenie wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej i Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) podkreśla dyrektor Tomasz Ocetkiewicz.

Rewolucja EZD

EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, to nazwa narzędzia, od którego wszystko się zaczęło. Jest to jednolity system teleinformatyczny, co w praktyce oznacza, że wszystkie urzędy korzystają z tego samego narzędzia. Umożliwia on urzędnikom sprawne i szybkie wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentacji elektronicznej.

System EZD powstał w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, a następnie został wdrożony m.in. w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Jest systemem darmowym, wspólnie rozwijanym przez polską administrację.

Praca z EZD oznacza, że segregatory i papierowe akta nie są już tak często widywane w urzędzie. Życie dokumentu w danej jednostce zaczyna się bowiem od jego zeskanowania. Odwzorowanie cyfrowe opatrzone odpowiednimi danymi (tzw. metadanymi) pozwala na szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów w urzędzie, a także efektywniejsze przechowywanie danych oraz zarządzanie nimi (filtrowanie, przetwarzanie, raportowanie itp.). Wypracowane w ramach EZD rozwiązania są przy tym ujednolicone i mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Ponadto łatwiejszy jest dostęp do akt sprawy, a każdą czynność urzędnika odnotowuje sam system.

_- Wdrożenie EZD i wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji przez e-PUAP jako podstawowego sposobu komunikacji między jednostkami administracji publicznej okazało się niemal krokiem milowym. To nowa jakość w administracji: bardziej przejrzyste i łatwiejsze zarządzanie danymi, ogromne usprawnienie, a także oszczędność zarówno czasu,
jak i pieniędzy. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie jest w tym zakresie liderem w skali kraju. Naszymi doświadczeniami chcemy teraz dzielić się z innymi jednostkami _ podsumowuje Tomasz Ocetkiewicz.